Veelgestelde vragen over salarisadministratie

Wanneer u zelf in een groot bedrijf werkt, ziet u soms weinig van de expertise van salarisverwerking. Daar wordt salarisadministratie doorgaans gedaan door HR-managers. Bent u echter zelf ondernemer en heeft u mensen in dienst? Dan dient u zelf op de hoogte te zijn van alle ins en outs omtrent salarisadministratie. Hoe dan ook, is het raadzaam om deze tak van sport aan uw boekhouder over te laten. We kijken naar de veelgestelde vragen over salarisadministratie en aanverwante zaken.

Wat is salarisadministratie?

Heeft u als ondernemer personeel in dienst en betaalt u maandelijks loon? Dan kunt u de term salarisadministratie zien als het betalingsproces van het loon en het inhouden van de bijbehorende loonheffing. Gezien er over de loonkosten belasting moet worden betaald en de salarissen de grootste kostenpost van werkgevers vormen, is een accurate berekening essentieel.

De belangrijkste aspecten van het doen van uw salarisadministratie

  1. Bepaling van de hoogte van nettoloon van uw personeel.
  2. Hoeveel loonheffingen dient u af te dragen?
  3. Zorgen voor een discipline van tijdig versturen van loonstrookjes.
  4. Altijd op tijd de loonaangifte doen en de salarissen uitbetalen.

 

Wat is payrolling?

Een payrolling aanbieder neemt uw personeel in dienst en wordt in juridische zin diens werkgever. Soms ontstaat er onduidelijkheid in het verschil tussen payrolling en het simpelweg uitbesteden van salarisadministratie. Wanneer u ervoor kiest om uw salarisadministratie uit te besteden blijft u alsnog de werkgever.

Bij een payrolling overeenkomst neem het payroll-bedrijf de arbeidsrechtelijke taken en ook de arbeidsrechtelijke risico’s op zich. In praktische zin profiteert u ervan dat alle administratieve taken uitgevoerd worden door de payroller. Denk aan:

  1. Arbeidscontracten verzorgen.
  2. Regelen van loondoorbetalingen.
  3. Verzekering regelen bij arbeidsongeschiktheid.
  4. De jaaropgaven opstellen.
  5. Eventuele ontslagprocedure.
  6. Wetswijzigingen verwerken.
  7. En uiteraard het bijhouden van de salarisadministratie.

 

Is payrolling iets voor mij?

In principe is het payrolling principe voor iedere werkgever mogelijk interessant. Het brengt een extra mate van gemak en flexibiliteit met zich mee. U beperkt zich aanzienlijk in specifieke risico’s en kunt tevens, door efficiënte inkoop, profiteren van extra financieel voordeel. De payroller verstrekt u een helder overzicht met wat uw totale kosten zullen zijn. Hier kunt u mooi rekening mee houden bij het maken van alle berekeningen. U zult ook geen facturen of aangiften meer ontvangen van andere partijen, zoals de Belastingdienst, het UWV, boekhouders of bijvoorbeeld de arbodienst.

Mogelijke nadelen van payrolling

Wanneer we kijken naar mogelijke nadelen van het werken met een payroller, zijn er allereerst de kosten. U betaalt tenslotte altijd extra voor de payrolling diensten. De aansprakelijkheid voor loonbelastingafdracht en die van sociale verzekeringen en premies blijft bij u. Mocht het ooit tot een faillissement komen van de payrolling-organisatie, moet u mogelijk dubbele premies afdragen aan de Belastingdienst en/of het UWV.

Een ander nadeel ligt op het persoonlijk vlak. U heeft kans dat de band met uw personeel veranderd. Door de nieuwe vorm van salariëring kan er een mogelijke “afstand” ontstaan. Dit is meer van toepassing bij vast personeel, waarmee u een band heeft opgebouwd en salariëring immers ook een persoonlijke waarderingsvorm kan zijn.

Hoe bewaar ik overzicht in al mijn administratie?

Wanneer u eenmaal met salarisadministratie te maken krijgt, krijgt u ook veel te maken met diverse formulieren en talloos papierwerk.

Brieven van de Belastingdienst

Behoud, onder andere, een secuur overzicht van de diverse meldingen en brieven van de Belastingdienst. Ons advies is om deze brieven altijd goed (digitaal) op te slaan en consequent door te sturen naar uw boekhouder. Het gaat hierbij om brieven zoals:

  1. De brief waarin het loonbelastingnummer van uw bedrijf is vermeld. Deze krijgt u toegestuurd, kort nadat uw bedrijf voor het eerst wordt aangemeld bij de Belastingdienst.
  2. De melding waarin de sectorindeling van uw bedrijf wordt gecommuniceerd. Dit gebeurd na uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
  3. Het jaarlijks overzicht dat u rond november wordt toegestuurd met de aangifte-tijdvakken.

 

Documentatie bij het aannemen van nieuw personeel

Wanneer u nieuw personeel aanneemt, bent u verplicht een aantal documenten voor uw administratie vast te leggen. In ieder geval gaat het om:

  1. Een kopie van de identiteitskaart of paspoort van uw nieuwe werknemer.
  2. De loonbelastingverklaring, ondertekend.
  3. Een ondertekende arbeidsovereenkomst.

 

Documentatie op het moment van uitbetaling van het loon

Wanneer u het loon uitbetaalt, dient u te beschikken over:

  1. De jaaropgaaf
  2. Een loonstaat
  3. Een correcte loonstrook

 

Wat is een loonstaat?

De term loonstaat definieert het overzicht dat u als werkgever krijgt, van alle inkomsten van uw personeel. Voor iedere werknemer krijgt u dan ook een aparte loonstaat. Wat er zoal op een loonstaat moet staan:

  1. Het loon (zowel in geld als in natura).
  2. Eventueel fooi.
  3. Reiskosten- en andere vergoedingen.
  4. De te betalen loonbelasting.
  5. Verzekeringspremies.
  6. De gegevens (NAW) van de desbetreffende medewerker.
  7. Het persoonlijke sofinummer.

 

In sommige situaties dient u overigens géén loonstaat aan te maken. Denk bijvoorbeeld aan wanneer u een kind heeft, dat betaald werk voor u doet of bijvoorbeeld een medewerker die van u uitsluitend een (bijstands)uitkering ontvangt.

Waar moet ik, naast de salarisadministratie, verder rekening mee houden?

Naast de salarisadministratie zelf zijn er nog andere facetten, waar u als werkgever rekening mee dient houden.

  1. Stel alle werknemersgegevens exact vast.
  2. Wees secuur in het vaststellen van de hoogten van de salarissen.
  3. Stel de arbeidscontracten op, waarin alle afspraken schriftelijk zijn vastgelegd.

 

Is een loonstrook verplicht?

Betaalt u uw werknemer(s) voor de eerste keer? In dat geval is een loonstrook verplicht. Hierna is de loonstrook alleen maar verplicht, wanneer er veranderingen zijn in de hoogte van het salaris of loonheffing.

Moet moet er op de loonstrook staan?

Een loonstrook dient voorzien te zijn van de volgende onderdelen:

  1. Het tijdvak.
  2. De overeengekomen uren.
  3. Het brutoloon.
  4. De onderverdeling van het loon (samenstelling; het loon zelf, prestatiebeloningen, provisies en dergelijke).
  5. Het minimumloon dat voor de specifieke medewerker geldt. Ongeacht het feit dat hij of zij meer verdient.
  6. Reiskosten- en andere onkostenvergoedingen.
  7. Vakantierecht.
  8. Sociale premies, pensioenpremies en loonbelasting.
  9. Naam-, adres-, woonplaatsgegevens & sofinummer van de medewerker.
  10. Uw gegevens als werkgever zijnde.

 

Wat is de jaaropgave?

De jaaropgave is het jaarlijkse overzicht voor de Belastingdienst. Hier vindt u alle informatie over het salaris en inhoudingen. Januari is de maand waarin de jaaropgave jaarlijks wordt opgemaakt en bevat de onderstaande gegevens:

  1. Het loon dat de desbetreffende medewerker heeft ontvangen over het afgelopen kalenderjaar. Dit staat gelijk aan kolom 14 in de loonstaat.
  2. Kolom 15 van de loonstaat, oftewel de ingehouden loonbelasting en verzekeringspremie.
  3. Wederom het sofinummer.
  4. Loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Dit zijn respectievelijk kolommen 12 en 16 van de loonstaat.
  5. De code bij de loonbelastings-/premie volksverzekeringenbepaling.
  6. Verrekende arbeidskorting; totaalbedrag.

 

Overkoepelende regelgevingen?

Naast het uitvoeren van de bovenstaande taken, is het cruciaal om tekening te houden met eventuele CAO- en pensioenregels.

Het is meer dan alleen maar zakelijke accuratesse. Het brede scala aan uitwisseling van wederzijdse gunsten, waaronder een correcte afwikkeling van salarisadministratie, zorgt voor tevreden personeel en tevreden klanten. Kleine aandachtspunten maken soms het verschil.