Personeel kost geld, maar hoeveel precies? Veel werkgevers zijn verrast als ze de totale loonkosten voor het eerst op een rij zetten. Het brutosalaris is namelijk slechts het startpunt. Boven op het brutoloon komen verplichte premies, werkgeversheffingen en allerlei andere personeelskosten die al snel oplopen tot 25 à 30 procent extra. Welke kosten dat precies zijn en waar je rekening mee moet houden, lees je in deze blog.
Loonkosten zijn alle kosten die een werkgever maakt voor het in dienst hebben van personeel. Dat gaat verder dan alleen het brutosalaris dat een werknemer elke maand ontvangt. Ook verplichte premies, werkgeversbijdragen en andere personeelskosten vallen eronder. Het onderscheid tussen salariskosten en totale loonkosten die je hebt als werkgever is belangrijk, omdat je als werkgever per werknemer structureel meer betaalt dan het afgesproken salaris. Wie daar geen rekening mee houdt bij het aannemen van personeel, komt al snel voor financiële verrassingen te staan.
Directe loonkosten zijn de kosten die rechtstreeks samenhangen met de beloning van een werknemer. Denk aan het salaris, vakantiegeld, provisies en eventuele winstuitkeringen. Deze kosten zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst en in veel sectoren ook in een cao. Hieronder lichten we de belangrijkste onderdelen toe.
Het brutosalaris is de basis van alle loonkosten. Als werkgever ben je verplicht minimaal het wettelijk minimumloon te betalen. Dit minimumloon wordt regelmatig aangepast; check daarom altijd de actuele bedragen via de Rijksoverheid.
Voor werknemers jonger dan 21 jaar geldt een minimumjeugdloon, waarbij het percentage oploopt naarmate de werknemer ouder wordt. Werk je in een sector met een cao, dan liggen de minimumsalarissen vaak hoger dan het wettelijk minimum. Marktconform belonen is bovendien verstandig: een te laag salaris maakt het lastig om goed personeel aan te trekken en te behouden.
Lees ook: Wat is het verschil tussen bruto- en nettoloon?
Boven op het brutosalaris ben je als werkgever verplicht vakantiegeld uit te keren. Dit bedraagt minimaal 8 procent van het bruto jaarloon. Bij een bruto salaris van 3.000 euro per maand gaat het dus om minimaal 2.880 euro per jaar. Vakantiegeld wordt doorgaans eenmaal per jaar uitbetaald, meestal in mei, maar in sommige cao’s gelden andere afspraken.
Naast salaris en vakantiegeld kunnen er vaste toeslagen en vergoedingen onderdeel zijn van het loonpakket. Voorbeelden zijn een ploegentoeslag voor werknemers die in wisselende diensten werken, een overwerkvergoeding en een dertiende maand. Ook een vaste reiskostenvergoeding of een vergoeding voor thuiswerken valt hieronder. Deze afspraken zijn soms wettelijk verplicht, maar vaker vastgelegd in de cao of individuele arbeidsovereenkomst. Ze zijn wel degelijk onderdeel van de directe loonkosten, ook al worden ze niet maandelijks uitbetaald.
Naast de directe loonkosten zijn er ook indirecte loonkosten. Dit zijn kosten die niet rechtstreeks in het loonstrookje verschijnen, maar wel onderdeel zijn van wat een medewerker de werkgever kost. Denk aan een leaseauto, kinderopvang, secundaire arbeidsvoorwaarden zoals functioneringstoelagen, niet-winstafhankelijke bonussen en arbeidsmarkttoelagen. Ook kosten voor werving, opleiding, werkplekken en ziekteverzuim vallen hieronder. De pensioenregeling en verplichte premies komen verderop apart aan bod.
Investeren in medewerkers is noodzakelijk, maar het brengt wel kosten met zich mee. Cursussen, trainingen, e-learningplatforms en congressen kosten geld, maar ook de werktijd die een medewerker besteedt aan opleiding in plaats van productieve taken telt mee. Sommige cao’s verplichten een minimaal opleidingsbudget per medewerker. Daarnaast zijn er onboardingkosten voor nieuwe medewerkers, die de eerste weken of maanden minder productief zijn terwijl ze wel volledig worden doorbetaald.
Een medewerker heeft een werkplek nodig. De kosten daarvoor zijn afhankelijk van de functie en de werkafspraken, maar omvatten doorgaans een laptop of computer, een telefoon, software en licenties, en bij kantoorwerk ook de kosten van de fysieke werkruimte zoals huur, energie en inrichting. Deze kosten lijken klein per medewerker, maar tellen bij een groter personeelsbestand snel op.
Ziekte van een medewerker brengt meerdere soorten kosten met zich mee. De loondoorbetaling tijdens ziekte is de grootste: in Nederland ben je als werkgever verplicht het loon minimaal twee jaar door te betalen, voor het eerste jaar minimaal 70 procent met vaak een aanvulling tot 100 procent via de cao. Daarbovenop komen indirecte kosten zoals vervanging, verplichte re-integratietrajecten en begeleiding door een bedrijfsarts. Een hoog ziekteverzuim kan daardoor een van de zwaarste kostenposten zijn.
Boven op het brutosalaris en de indirecte loonkosten betaalt een werkgever verplichte premies en bijdragen. Deze zijn vastgelegd in de wet en gelden voor elke werknemer in loondienst. Je hebt hier als werkgever weinig keuze in: de premies worden afgedragen aan de Belastingdienst of rechtstreeks aan een uitvoeringsinstantie.
Voor veel werkgevers is de pensioenpremie na het brutoloon de grootste kostenpost. In sectoren met een verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds ben je als werkgever automatisch aangesloten en verplicht premie af te dragen. Is er geen verplichtstelling vanuit de cao of het bedrijfstakpensioenfonds, dan is een pensioenregeling niet wettelijk verplicht, al verwachten de meeste werknemers dit wel. De premie wordt doorgaans gedeeld tussen werkgever en werknemer, waarbij de werkgever het grootste deel voor zijn rekening neemt. Hoeveel precies hangt af van de pensioenregeling en de afspraken in de cao.
Als werkgever draag je premies af voor de sociale verzekeringen. De belangrijkste zijn de WW-premie (Werkloosheidswet), de WIA-premie (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen) en de Aof-premie (Arbeidsongeschiktheidsfonds, de opvolger van de WAO). Deze premies zorgen ervoor dat werknemers bij werkloosheid of arbeidsongeschiktheid recht hebben op een uitkering. De hoogte van de WW-premie hangt onder meer af van het type contract: voor vaste contracten geldt een lagere premie dan voor flexibele contracten. De exacte percentages worden jaarlijks vastgesteld en kunnen dus van jaar tot jaar verschillen.
Naast de sociale verzekeringspremies betaal je als werkgever een bijdrage in het kader van de Zorgverzekeringswet. Deze werkgeversbijdrage Zvw wordt berekend over het loon van de werknemer, tot een wettelijk vastgesteld maximumbedrag. Het percentage wordt jaarlijks aangepast. De bijdrage wordt niet ingehouden op het loon van de werknemer, maar volledig door de werkgever gedragen en afgedragen aan de Belastingdienst.
Wat zijn nou je totale loonkosten als je alles bij elkaar optelt? Een veelgebruikte vuistregel is dat de totale loonkosten bestaan uit het bruto salaris plus de werkgeverslasten, die dan weer zo’n 25% tot 35% van het brutoloon bedragen, maar dit percentage kan hoger of lager uitvallen, afhankelijk van jouw situatie. Een werknemer met een bruto maandsalaris van €3.000 kost je als werkgever gemiddeld tussen de €3.750 en €4.050 per maand aan totale loonkosten.
De uiteindelijke kosten hangen af van meerdere factoren:
Wil je de loonkosten voor jouw specifieke situatie concreet in beeld brengen? Op de pagina over loonkosten berekenen als werkgever lees je stap voor stap hoe je de totale kosten per medewerker bepaalt.
De loonkosten verschillen per situatie, ook bij hetzelfde brutosalaris. Sector, cao en leeftijd van de werknemer maken ook uit. Jongere medewerkers vallen onder het minimumjeugdloon, terwijl cao-afspraken in sommige sectoren hogere minimumsalarissen of extra verplichte vergoedingen voorschrijven. Ten slotte geldt: hoe uitgebreider het arbeidsvoorwaardenpakket, hoe hoger de totale personeelskosten.
Wil je weten wat een werknemer jou echt gaat kosten? Neem dan contact op met HetSalarisKantoor (onderdeel van Infin) of vraag direct een offerte aan. Dan kijken we samen naar jouw specifieke situatie.
Wat is het verschil tussen loonkosten en salariskosten?
De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar er zit een nuanceverschil in. Salariskosten verwijzen doorgaans alleen naar het brutosalaris dat een werknemer ontvangt. Loonkosten is een bredere term die alle kosten omvat die een werkgever maakt voor een medewerker in dienst, inclusief premies, vakantiegeld en andere bijkomende kosten.
Is loonbelasting een loonkost voor de werkgever?
Nee. Loonbelasting wordt ingehouden op het brutosalaris van de werknemer en afgedragen aan de Belastingdienst namens de werknemer. De werkgever is de inhoudingsplichtige, maar draagt de last niet zelf. Loonbelasting komt dus niet bovenop het brutosalaris, maar wordt eruit gehaald. Het is daarom geen loonkost voor de werkgever.
Gelden dezelfde loonkosten voor een zzp’er of uitzendkracht?
Nee. Voor een zzp’er betaal je geen premies of werkgeversheffingen: je betaalt een afgesproken uurtarief en verder niets. Dat lijkt goedkoper, maar een zzp’er rekent die kosten doorgaans in zijn tarief mee. Voor een uitzendkracht betaal je een all-in tarief aan het uitzendbureau, waarin premies en andere kosten zijn verwerkt. De loonkostenstructuur is dus anders, maar volledig goedkoper is het zelden.
