Wanneer u zelf in een groot bedrijf werkt, ziet u soms weinig van de expertise van salarisverwerking. Daar wordt salarisadministratie doorgaans gedaan door HR-managers. Bent u echter zelf ondernemer en heeft u mensen in dienst? Dan dient u zelf op de hoogte te zijn van alle ins en outs omtrent salarisadministratie. Hoe dan ook, is het raadzaam om deze tak van sport aan uw boekhouder over te laten. We kijken naar de veelgestelde vragen over salarisadministratie en aanverwante zaken.
Heeft u als ondernemer personeel in dienst en betaalt u maandelijks loon? Dan kunt u de term salarisadministratie zien als het betalingsproces van het loon en het inhouden van de bijbehorende loonheffing. Gezien er over de loonkosten belasting moet worden betaald en de salarissen de grootste kostenpost van werkgevers vormen, is een accurate berekening essentieel.
Een payrolling aanbieder neemt uw personeel in dienst en wordt in juridische zin diens werkgever. Soms ontstaat er onduidelijkheid in het verschil tussen payrolling en het simpelweg uitbesteden van salarisadministratie. Wanneer u ervoor kiest om uw salarisadministratie uit te besteden blijft u alsnog de werkgever.
Bij een payrolling overeenkomst neem het payroll-bedrijf de arbeidsrechtelijke taken en ook de arbeidsrechtelijke risico’s op zich. In praktische zin profiteert u ervan dat alle administratieve taken uitgevoerd worden door de payroller. Denk aan:
Lees hier meer over payrolling.
In principe is het payrolling principe voor iedere werkgever mogelijk interessant. Het brengt een extra mate van gemak en flexibiliteit met zich mee. U beperkt zich aanzienlijk in specifieke risico’s en kunt tevens, door efficiënte inkoop, profiteren van extra financieel voordeel. De payroller verstrekt u een helder overzicht met wat uw totale kosten zullen zijn. Hier kunt u mooi rekening mee houden bij het maken van alle berekeningen. U zult ook geen facturen of aangiften meer ontvangen van andere partijen, zoals de Belastingdienst, het UWV, boekhouders of bijvoorbeeld de arbodienst.
Wanneer we kijken naar mogelijke nadelen van het werken met een payroller, zijn er allereerst de kosten. U betaalt tenslotte altijd extra voor de payrolling diensten. De aansprakelijkheid voor loonbelastingafdracht en die van sociale verzekeringen en premies blijft bij u. Mocht het ooit tot een faillissement komen van de payrolling-organisatie, moet u mogelijk dubbele premies afdragen aan de Belastingdienst en/of het UWV.
Een ander nadeel ligt op het persoonlijk vlak. U heeft kans dat de band met uw personeel veranderd. Door de nieuwe vorm van salariëring kan er een mogelijke “afstand” ontstaan. Dit is meer van toepassing bij vast personeel, waarmee u een band heeft opgebouwd en salariëring immers ook een persoonlijke waarderingsvorm kan zijn.
Wanneer u eenmaal met salarisadministratie te maken krijgt, krijgt u ook veel te maken met diverse formulieren en talloos papierwerk.
Behoud, onder andere, een secuur overzicht van de diverse meldingen en brieven van de Belastingdienst. Ons advies is om deze brieven altijd goed (digitaal) op te slaan en consequent door te sturen naar uw boekhouder. Het gaat hierbij om brieven zoals:
Wanneer u nieuw personeel aanneemt, bent u verplicht een aantal documenten voor uw administratie vast te leggen. In ieder geval gaat het om:
Wanneer u het loon uitbetaalt, dient u te beschikken over:
De term loonstaat definieert het overzicht dat u als werkgever krijgt, van alle inkomsten van uw personeel. Voor iedere werknemer krijgt u dan ook een aparte loonstaat. Wat er zoal op een loonstaat moet staan:
In sommige situaties dient u overigens géén loonstaat aan te maken. Denk bijvoorbeeld aan wanneer u een kind heeft, dat betaald werk voor u doet of bijvoorbeeld een medewerker die van u uitsluitend een (bijstands)uitkering ontvangt.
Naast de salarisadministratie zelf zijn er nog andere facetten, waar u als werkgever rekening mee dient houden.
Betaalt u uw werknemer(s) voor de eerste keer? In dat geval is een loonstrook verplicht. Hierna is de loonstrook alleen maar verplicht, wanneer er veranderingen zijn in de hoogte van het salaris of loonheffing.
Een loonstrook dient voorzien te zijn van de volgende onderdelen:
De jaaropgave is het jaarlijkse overzicht voor de Belastingdienst. Hier vindt u alle informatie over het salaris en inhoudingen. Januari is de maand waarin de jaaropgave jaarlijks wordt opgemaakt en bevat de onderstaande gegevens:
Naast het uitvoeren van de bovenstaande taken, is het cruciaal om tekening te houden met eventuele CAO- en pensioenregels.
Het is meer dan alleen maar zakelijke accuratesse. Het brede scala aan uitwisseling van wederzijdse gunsten, waaronder een correcte afwikkeling van salarisadministratie, zorgt voor tevreden personeel en tevreden klanten. Kleine aandachtspunten maken soms het verschil.
Neem gerust contact met ons op!
