De financiële termen verloning en payrolling worden vaak met elkaar verward. Dat is niet verwonderlijk, want in beide gevallen gaat het om het uitbetalen van salarissen voor verrichte werkzaamheden bij een bedrijf. Het verschil zit hem echter hier in: payrolling is een manier van verloning.
De definitie van verloning is dan ook algemener dan payrolling. Het betekent namelijk kort gezegd het proces van het uitbetalen van loon/salarissen. Deze uitbetaling is inclusief verzekeringen, pensioenvoorzieningen en alle verdere afdrachten. Bij verlonen heeft u de keuze om het als werkgever zelf intern te doen of om dit uit te besteden. Bedrijven die dit zelf willen doen, nemen dan salarisadministrateurs in dienst. Het voordeel hiervan is dat uw werknemers bij eventuele vragen over hun loonstrookje kunnen aankloppen bij hun collega van de salarisadministratie. Het nadeel (naast de loonkosten) is de benodigde tijd om op de hoogte te blijven van en de vereiste actuele kennis te vergaren over de steeds veranderende regelgevingen en cao’s. Verlonen uitbesteden bij een gespecialiseerd bedrijf is dan een goed alternatief. En in dit geval komen we dus bij payrolling.
Bij payrolling besteedt u de salarisuitbetaling van uw personeel uit bij een payrollbedrijf. Uw werknemers komen dan als het ware in dienst van dit payrollbedrijf.
Payrolling heeft voordelen voor zowel uw bedrijf als uw personeel. Alle risico’s komen namelijk in handen van het payrollbedrijf. U loopt als werkgever bijvoorbeeld geen risico met betrekking tot eventuele ziekte of ontslag van de werknemer en u bent ook niet verantwoordelijk voor de verzekeringen en pensioenen. Het payrollbedrijf zorgt voor de salarisadministratie en -uitbetaling, de arbeidscontracten en de pensioenopbouw en betaalt de loonheffingen en sociale verzekeringspremies. U dient alleen wel te controleren of dit ook gebeurt, want u bent hiervoor aansprakelijk volgens de Belastingdienst.
Het uitbesteden bij een gespecialiseerd payrollbedrijf heeft ook voordelen voor uw werknemers, want zij kunnen dan profiteren van collectieve verzekeringen en goede pensioenregelingen. Bovendien wordt hun salaris altijd op tijd uitbetaald. Dit laatste voordeel is ook voor freelancers een goede reden om gebruik te maken van een payrollbedrijf. U geeft dan door wat uw uurtarief is en het totaal aantal gewerkte uren bij een opdrachtgever. Het payrollbedrijf zorgt vervolgens voor de facturatie naar uw opdrachtgever en betaalt u ook uw nettosalaris uit. Als freelancer bent u dan verzekerd van een tijdige uitbetaling van uw vergoeding en hoeft u bovendien niet zelf achter eventuele wanbetalers aan te gaan. Dit bespaart u veel tijd en moeite die u uiteraard liever in uw opdrachten steekt. U moet echter wel zelf zorgen voor het verkrijgen van deze opdrachten, want het payrollbedrijf verzorgt alleen de facturatie en uitbetaling.
U kunt niet alleen voor uw vaste werknemers gebruik maken van een payrollbedrijf, maar ook voor tijdelijke arbeidskrachten. Heeft u alleen voor een bepaalde periode werknemers nodig, bijvoorbeeld voor een specifieke opdracht of ter vervanging van iemand die met zwangerschapsverlof gaat? Dan kunt u ook bij een payrollbedrijf terecht voor het uitbesteden van het verlonen. Een werknemer op payrollbasis heeft ten opzichte van een werknemer op uitzendbasis als voordeel dat u een payrollwerknemer zelf werft in plaats van een uitzendbureau en deze werknemer valt dan ook onder de cao van uw eigen bedrijf en niet onder de uitzend-cao.
