Als werkgever of zelfstandig ondernemer is het bijhouden van gewerkte uren een belangrijk deel van de administratie. Ten eerste maak je zo voor jezelf en voor anderen inzichtelijk hoeveel tijd er in een onderneming wordt gestoken. Daarnaast wordt in een goede administratie ook duidelijk hoeveel uren in welke activiteit gaan. Dat is waardevolle informatie voor de planning van de werkzaamheden, het zorgen voor voldoende mankracht en voor een efficiënte aanpak van je bedrijfsprocessen. Kost je administratie veel tijd en wordt deze erg omvangrijk dan kun je deze ook uitbesteden
Verder is de urenregistratie uiteraard nodig voor het bijhouden van de loonkosten en het uitbetalen van de juiste lonen aan werknemers. Werkgevers hebben de plicht om alle arbeidsuren, pauzes en verlofdagen van elke werknemer bij te houden. Dit is in de wet vastgelegd en kan worden gecontroleerd door de inspectie van het Ministerie van Sociale zaken en Werkgelegenheid. Daarom moet de urenregistratie minsten één jaar (52 weken) worden bewaard.
Als Zzp´er is het bijhouden van een urenadministratie nodig voor de facturering van werkzaamheden aan opdrachtgevers of cliënten. Het is dan belangrijk snel en exact in te kunnen zien hoeveel uren je hebt gemaakt per afzonderlijke opdrachtgever en client, zodat dit niet door elkaar gaat lopen. Daarnaast wil je natuurlijk geen dief van je eigen portemonnee zijn en uren mislopen terwijl je hard hebt gewerkt. Verder is het belastingtechnisch van belang je uren bij te houden om gebruik te kunnen maken van voordelen voor zzp´ers, waaronder bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek. Wil je hier gebruik van maken, dan moet je voldoen aan het zogenaamde Urencriterium. Je moet kunnen aantonen dat je tenminste 1225 uren per jaar aan je eigen onderneming besteedt.
Je kunt je administratie natuurlijk met de hand bijhouden en hele boekwerken volschrijven die vervolgens in de archiefkast opgeborgen moeten worden. En het liefst met een beetje systeem erin zodat alle informatie zo nodig ook weer teruggevonden kan worden. Maar dat is natuurlijk een nogal omslachtige en tijdrovende klus. Voor een eenmanszaak met een overzichtelijk aantal opdrachten is het nog wel goed te doen om Je uren en alle relevante informatie in te vullen in een Excelsheet. Als je de basis van het programma een beetje beheerst is dat weinig moeite.
Een ander verhaal wordt het als er (steeds) meer mensen in dienst van het bedrijf werken. Jij even blij dat we in de 21ste eeuw leven en dit op de computer of met behulp van een app kunnen doen. Er zijn veel verschillende apps in de omloop waarmee je deze administratieve taak een stuk makkelijker en sneller bij kunt houden, zodat je er nauwelijks tijd aan kwijt hoeft te zijn. Voor een bedrijf met meerdere werknemers is goede software voor de urenregistratie dus al gauw een investering die zeer de moeite waard is. Er zijn gratis versies waarmee je voor een klein bedrijfje een heel eind komt. Grotere bedrijven werken vaak met uitgebreidere softwarepakketten waarin automatisch de ingelogde uren van de werknemer opgeslagen worden of aan de hand van de roostertool uren worden bijgehouden
