Op het moment dat een van je werknemers uit dienst treed, bijvoorbeeld door een ontslag, is het van belang een goede eindafrekening op te stellen. Of je werknemer nu zelf ontslag heeft genomen, of dat jij als werkgever de werknemer hebt ontslagen, in beide gevallen dient er een eindafrekening opgesteld te worden. Wellicht heb je hier als werkgever nog nooit mee te maken gehad of heb je enkele vragen omtrent de eindafrekening bij het ontslag van een werknemer en wil je zeker weten dat je alles netjes en in goede orde afhandelt. In dit artikel vertellen we je daarom waar je op moet letten bij het maken van een eindafrekening bij het ontslag van een werknemer.
Een eindafrekening is een overzicht van alle nog openstaande financiële verplichtingen die jij als werkgever nog hebt met de werknemer die uit dienst treedt. Ook kan het zijn dat de werknemer nog openstaande schulden heeft bij jou als werkgever, ook deze zullen dan op worden genomen in de eindafrekening. Wat betreft de financiële verplichtingen die de werkgever nog heeft naar de werknemer kun je denken aan het loon dat nog betaald dient te worden, eventuele vakantiedagen die nog niet door de werknemer zijn opgenomen en nog andere beloningen waar de werknemer wellicht nog recht op heeft, zoals een dertiende maand. Van deze posten die je als werkgever nog dient te betalen aan de werknemer die uit dienst treedt worden vervolgens de nog openstaande schulden die de werknemer bij jou als werkgever heeft afgetrokken. Het resultaat is het bedrag dat de werkgever nog aan de werknemer moet betalen om alles netjes af te ronden en zonder zorgen allebei je weg te kunnen vervolgen.
De posten waar je aan moet denken bij het opstellen van een eindafrekening zijn vrij uitgebreid. Uiteraard is het geheel afhankelijk van de arbeidsovereenkomst welke van deze posten van toepassing zijn op de werknemer en zodoende welke posten er in de eindafrekening moeten worden opgenomen. In ieder geval kun je denken aan posten als loon, niet opgenomen vakantiedagen, vakantietoeslag, een eindejaarsbonus of dertiende maand, andere vormen van bonussen, een ontslagvergoeding, onkostendeclaraties die nog niet afgehandeld zijn, eventuele overnames van bijvoorbeeld een leaseauto en wellicht een aanzegvergoeding.
De eindafrekening wordt doorgaans opgesteld rondom de datum waarop het laatste loon van de werknemer in kwestie betaald dient te worden. Uit praktische overwegingen is dit een gangbaar moment om het te vereffenen bedrag te betalen waarna alle praktische en financiële zaken geregeld zullen zijn en werkgever en werknemer geen verplichtingen of verbintenissen meer naar elkaar hebben. Het is hierbij vooral van belang voor de werkgever om het laatste loon netjes op tijd te betalen. Zodoende weet je zeker dat je als werkgever alles netjes hebt afgehandeld richting de werknemer die uit dienst treedt. Het opmaken van de eindafrekening mag ook nog op een later tijdstip als dit administratief gezien beter uitkomt, maar dient wel binnen een maand na het ontslag van de werknemer te gebeuren.
