Het zelf doen van de loonadministratie kan een optie zijn voor als je het liever in eigen beheer hebt. Maar het vereist wel dat je voldoende kennis hebt van belastingwetten, sociale zekerheid, arbeidswetten en een stukje boekhouding.
Daarnaast eist het inrichten van de loonadministratie een goede voorbereiding en komen er nogal het één en ander bij kijken.
In dit artikel vertellen we je er graag meer over.
Wanneer je de loonadministratie zelf wil gaan doen, is een goede voorbereiding essentieel.
Hieronder een aantal zaken die sowieso belangrijk zijn bij het opstarten van je eigen loonadministratie.
Verzamelen werknemersgegevens: Verzamel alle benodigde informatie van je werknemers, zoals BSN (Burgerservicenummer), adresgegevens, bankgegevens, arbeidscontracten en alle andere relevante belangrijke informatie en documenten die nodig zijn voor het voeren van de loonadministratie.
Wet- en regelgeving: Wet- en regelgevingen veranderden continu. Het is dan ook belangrijk om jezelf op de hoogte te houden van eventuele veranderingen in de wet- en regelgeving met betrekking tot loonadministratie.
Pas je processen en loonadministratie hierop aan zodat je altijd voldoet aan de laatste eisen op dit gebied.
Loonadministratiesoftware: Het opzetten van een goede loonadministratie begint bij het opzetten van georganiseerd systeem. Dit kan ouderwets in Excel, maar gelukkig zijn er tegenwoordig diverse vormen van loonadministratiesoftware om het proces te vereenvoudigen en te automatiseren.
Dit kan helpen bij het voorkomen van fouten en het besparen van tijd.
De loonadministratie zelf doen bestaat niet enkel uit het opstellen van een loonstrook, deze versturen en de betaling verrichten. Hier komt veel meer bij kijken.
Hieronder hebben we een aantal belangrijke onderdelen van de loonadministratie op een rijtje gezet.
Berekenen van lonen: Bereken de lonen van je werknemers op basis van hun arbeidscontracten. Houd rekening met inhoudingen zoals belastingen, sociale premies, pensioenbijdragen, en eventuele andere inhoudingen.
Opstellen loonstroken: Eenmaal alles berekend ga je de loonstroken opstellen voor je werknemers waarop alle details van hun loon en inhoudingen staan vermeld.
Loonbetalingen uitvoeren: Wanneer je als werkgever zelf de loonadministratie doet is de kans groot dat je ook zelf de loonbetalingen doet. Zorg er in ieder geval voor dat je deze op tijd doet. Voor een medewerker is er niks vervelender dan loon dat te laat uitbetaald wordt.
Jaaropgaven maken: Zorg ervoor dat je jaarlijks de jaaropgaven voor je werknemers opstelt en indien nodig belastingaangiften doet.
Loonbelasting en overige premies: Zorg ervoor dat je de verschuldigde loonbelasting en premies op tijd betaalt aan de Belastingdienst en andere relevante instanties.
Administratie bijhouden: Houd een gedetailleerde administratie bij van alle loonbetalingen, inhoudingen, gewerkte uren, vakantiedagen, ziekteverlof, en andere belangrijke informatie.
Zoals eerder beschreven kan loonadministratiesoftware je hierbij helpen om alles goed gedocumenteerd te houden.
Mocht het op een later tijdstip nodig zijn om zaken op te zoeken, haal je deze informatie ook weer snel naar boven.
Allereerst zou je denken dat je door de loonadministratie zelf te doen een hoop kosten bespaard.
In eerste instantie is dit juist maar om de loonadministratie goed uit te kunnen voeren heb je – zoals hierboven beschreven – de nodige kennis en ervaring nodig.
Jezelf hier in verdiepen en up-to-date blijven van alle wet- en regelgevingen kost ook tijd en dus ook indirect geld.
In plaats daar van zou je ook kunnen overwegen om de loonadministratie uit te besteden.
Overweeg in dat geval goed de voor- en nadelen van het wel of niet zelf doen.
