Er zijn voor ondernemers met personeel verschillende fiscale regelingen om rekening mee te houden. Een voorbeeld daarvan is de werkkostenregeling, waarbij alles wat u verstrekt aan werknemers tot het loon te rekenen is. Daarbij gaat het onder meer om geld in natura en niet alleen om loon in geld. Een kerstpakket valt bijvoorbeeld eveneens onder de werkkostenregeling. Deze regeling biedt het voordeel dat het niet nodig is om per werknemer uitgaven te splitsen. Daarbij is er sprake van vrije ruimte werknemer om de vergoedingen die tot het loon behoren in onder te brengen.
De vrije ruimte betreft het percentage van het volledige fiscale loon dat aan onbelaste vergoedingen aan personeel is te verstrekken. Het is belangrijk om deze niet te overschrijden, want dat gaat geld kosten. Boven het bedrag van de vrije ruimte vindt er namelijk een heffing van 80% plaats. De vrije ruimte over het fiscale loon tot en met een bedrag van € 400.000 bedraagt 3% in 2021. Boven dat bedrag is de vrije ruimte 1,18% in 2021. Het gaat dus om het bedrag aan loonsom van alle medewerkers samen.
Als gevolg van de coronacrisis is er sprake van een extra verhoging van 3%. Als de vergoedingen onder 3% van € 400.000 blijven dan zijn deze onbelast. In de praktijk komt het dus neer op een totaalbedrag van € 12.000 dat als onbelaste vergoeding te verstrekken is. Komt het bedrag daarboven dan geldt een vrije ruimte van 1,18%. In 2022 vindt er weer een wijziging plaats in het percentage. Vanaf 2022 is er namelijk sprake van een vrije ruimte van 1,7% van € 400.000 aan loonsom. Dan daalt het percentage dus van 3% naar 1,7%.
Er zijn overigens een aantal vergoedingen die geen invloed hebben op de vrije ruimte. Dat is bijvoorbeeld het geval als u een werknemer van een abonnement voor het openbaar vervoer voorziet. Of als u een reiskostenvergoeding verstrekt tot € 0,19 per kilometer. Zo vallen verhuiskosten eveneens buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Dat geldt ook voor het verstrekken van maaltijden op het moment dat er sprake is van overwerk. Een vergoeding voor het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag is eveneens een uitzondering. Daarnaast zijn er producten waarop een noodzakelijkheidscriterium van toepassing is, zoals voor smartphones en tablets die belastingvrij te verstrekken zijn.
