De spelregels met betrekking tot de reiskostenvergoeding 2022 gaan per 1 januari veranderen. Dit heeft zowel effect op werkgevers als werknemers. Welke regels gaan er veranderen, hoe speel je als werkgever daar op in en wat kun je als werknemer verwachten? Wij leggen het uit in dit artikel.
In het verleden was het voor de werkgever mogelijk om een vaste reiskostenvergoeding uit te keren als werknemers 60% of meer van de tijd zou moeten reizen om naar kantoor te komen. Maar sinds maart 2020 werkt het merendeel van de mensen thuis. In verband met de coronacrisis en het dringende advies van de overheid dat mensen zoveel mogelijk thuiswerken. Daardoor kwamen veel bedrijven in het gedrang met hun vaste reiskostenvergoedingen. De overheid heeft toen bepaald dat thuiswerkdagen ook gezien mochten worden als reisdagen voor het bepalen van de kosten voor woon-werkverkeer. Deze regeling komt per 1 januari 2022 weer te vervallen.
Omdat mensen massaal thuiswerken en het nog onzeker is dat dit in 2022 gaat veranderen, kunnen medewerkers niet meer voldoen aan de 60%-regel. Hoewel, onkosten voor het reizen voor het werk nog steeds worden gemaakt. Daarom is het vanaf 1 januari 2022 voor werkgevers alleen toegestaan om daadwerkelijke reiskosten te vergoeden. Uiteraard mag je als werkgever nog altijd zelf bepalen hoeveel reiskosten je een werknemer geeft, maar alleen de daadwerkelijke gemaakte kosten kunnen onbelast vergoed worden.
Het is een ingrijpende verandering voor zowel werkgevers als werknemers. Zo zijn werkgevers verplicht om het (veranderde) reispatroon van jouw medewerkers in kaart te brengen. Dat zorgt voor extra werk en waarschijnlijk ook discussies op de werkvloer. Daarnaast wordt op basis van een kilometerregistratie of een overzicht van in- en uitchecken binnen het OV een vergoeding voor daadwerkelijk gemaakte reizen onbelast vergoed. Dat betekent voor de organisatie meer administratief werk, want de salarisadministratie zal van al die medewerkers de gegevens moeten controleren.
De medewerker kan ook niet meer achterover leunen en een vast bedrag aan reiskosten op de loonstrook verwachten en heeft de verantwoordelijkheid om zijn reizen te documenteren en deze documenten bij de werkgever in te dienen. Bijvoorbeeld via een declaratieformulier of een systeem waar reisbewegingen in geregistreerd worden.
Nee! De vaste reiskostenvergoeding kan nog steeds plaatsvinden als de wetgeving wordt nageleefd. Dat houdt in dat medewerkers moeten voldoen aan de zogenaamde 36 weken of 128 dagen-eis. En dit moet je als werkgever ook kunnen aantonen! Anders kun je de vaste reiskostenvergoeding niet onbelast uitkeren.
Reiskostenvergoeding 2022 is momenteel een hot topic en iedere organisatie met reizende medewerkers hebben hier nu mee te maken. Als werkgever is het goed om nu al de nodige voorbereidingen te treffen en je kunt bijvoorbeeld een hoop administratieve rompslomp uit handen geven bij een erkende specialist. Er zijn immers genoeg specialisten waar je de salarisadministratie aan kunt uitbesteden. Dan spaar je tijd en kosten die je goed kunt gebruiken voor andere projecten binnen jouw organisatie.
