Intermediaire kosten zijn zakelijke kosten die een werknemer namens en voor rekening van de werkgever voorschiet. De werknemer betaalt de uitgave tijdelijk uit eigen zak en krijgt het betaalde bedrag daarna terug. Het gaat dus om kosten die bij de werkgever horen. Een vergoeding van intermediaire kosten is geen loon en kan onbelast worden terugbetaald. De vergoeding mag daarbij niet hoger zijn dan de werkelijke uitgave van de werknemer.
Een vergoeding geldt als vergoeding voor intermediaire kosten wanneer de werknemer de uitgave in opdracht van de werkgever doet en de kosten voor rekening van de werkgever komen. De werkgever moet kunnen onderbouwen dat het om een zakelijke uitgave gaat. Daarnaast moet duidelijk zijn welk bedrag de werknemer werkelijk heeft betaald. Is de vergoeding hoger dan de werkelijke kosten, dan kan het verschil wel tot het loon van de werknemer behoren.
Ook de bestemming van de aankoop speelt een rol. Een product dat na de aankoop eigendom wordt van het bedrijf kan onder de intermediaire kosten vallen. Dat geldt ook voor kosten die rechtstreeks samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het persoonlijke functioneren van de werknemer. Zodra de werknemer persoonlijk voordeel heeft van de aankoop, moet opnieuw worden beoordeeld hoe de vergoeding fiscaal wordt verwerkt.
De precieze beoordeling hangt altijd af van de situatie. Dezelfde soort uitgave kan in het ene geval een intermediaire kost zijn en in een ander geval een vergoeding aan de werknemer. Bepalend is voor wie de kosten worden gemaakt en wie verantwoordelijk is voor de betaling.
Een werknemer kan parkeer-, brandstof- of laadkosten voor een auto van de zaak voorschieten. Deze kosten horen bij de auto van de werkgever en kunnen daarom als intermediaire kosten worden terugbetaald.
Bij het thuis opladen van een elektrische auto van de zaak moet de vergoeding aansluiten bij de werkelijke kosten van de gebruikte elektriciteit. Een vast tarief dat hoger is dan de aantoonbare kosten kan niet volledig als vergoeding van intermediaire kosten worden behandeld. De Belastingdienst licht dit verder toe in het standpunt over het opladen van een auto van de zaak.
Koopt een werknemer op verzoek van de werkgever kantoorartikelen, gereedschap of materialen voor het bedrijf, dan kan de werkgever het betaalde bedrag onbelast terugbetalen. De aankoop wordt gebruikt binnen de onderneming of gaat tot het bedrijfsvermogen behoren. De werknemer heeft in dat geval alleen de betaling voorgeschoten. De vergoeding is daardoor geen beloning voor het werk.
Een zakelijke aanleiding betekent niet automatisch dat sprake is van intermediaire kosten. De kosten die een werknemer voor zichzelf maakt, horen in principe bij de werknemer. Ook een vergoeding voor het uitvoeren van de functie is iets anders dan het terugbetalen van een bedrag dat namens de werkgever is voorgeschoten. Het onderscheid is belangrijk voor de verwerking in de salarisadministratie.
Rijdt een werknemer met een eigen auto naar een klant, dan betaalt de werknemer geen kosten namens de werkgever. De auto is van de werknemer en de kosten hangen samen met het gebruik van die privéauto. Een kilometervergoeding valt daarom onder de regels voor reiskostenvergoeding en is geen vergoeding van intermediaire kosten. Voor zakelijke kilometers en woon-werkverkeer kan onder voorwaarden een gerichte vrijstelling worden toegepast.
Een maaltijd die een werknemer voor zichzelf bestelt is meestal geen intermediaire kost. De betalingsverplichting ligt dan bij de werknemer. Dat verandert niet automatisch wanneer de werkgever de maaltijd geheel of gedeeltelijk betaalt. Voor intermediaire kosten moet de werknemer de bestelling in opdracht en voor rekening van de werkgever doen.
Een zakelijke maaltijd met een klant kan anders worden beoordeeld. Betaalt de werknemer de rekening namens de werkgever, dan kan sprake zijn van intermediaire kosten. Het zakelijke doel en de gemaakte afspraken moeten uit de administratie blijken.
Normale kosten voor thuiswerken zijn geen intermediaire kosten wanneer de werknemer deze voor het gebruik van de eigen woning maakt. Voor een thuiswerkdag kan een aparte gerichte vrijstelling gelden. Meer informatie hierover staat in het artikel over de thuiswerkvergoeding.
Een vergoeding van intermediaire kosten is geen loon. De vergoeding hoeft daardoor niet als eindheffingsloon te worden aangewezen en gebruikt geen vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. De werkgever betaalt alleen een zakelijke uitgave terug die de werknemer heeft voorgeschoten.
Een verkeerde verwerking kan ertoe leiden dat de kosten onnodig in de vrije ruimte worden opgenomen. Hierdoor blijft minder ruimte over voor andere vergoedingen en verstrekkingen. Het is daarom belangrijk om intermediaire kosten apart te registreren in de financiële administratie en de salarisadministratie.
De werkgever moet eerst vaststellen dat de kosten werkelijk voor de onderneming zijn gemaakt. Vervolgens controleert de werkgever het betaalde bedrag en het zakelijke doel van de uitgave. De werknemer ontvangt maximaal het bedrag dat hij of zij heeft voorgeschoten. De vergoeding wordt daarna apart van het loon verwerkt en op de passende kostenrekening geboekt.
Het helpt om binnen de organisatie duidelijke afspraken te maken over declaraties. Werknemers moeten weten welke uitgaven zij mogen doen en wanneer vooraf toestemming nodig is. Ook moet duidelijk zijn binnen welke termijn een declaratie wordt ingediend. Hiermee voorkom je dat zakelijke kosten en persoonlijke vergoedingen door elkaar gaan lopen.
Een declaratie moet voldoende informatie bevatten om de uitgave te kunnen controleren. Leg de naam van de werknemer, de datum, het bedrag en het zakelijke doel vast. Voeg ook de bon of factuur toe. Bij kosten voor een klant, project of auto kan aanvullende informatie nodig zijn. Een omschrijving van de klant, het project of het kenteken maakt duidelijk waarop de uitgave betrekking heeft. Een correcte verwerking hoort bij een goed ingerichte loonadministratie.
Intermediaire kosten lijken misschien een klein onderdeel van de administratie, maar een verkeerde verwerking kan gevolgen hebben voor de loonheffingen en de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. HetSalarisKantoor helpt u om vergoedingen en declaraties correct in de salarisadministratie te verwerken. Zo kunt u zich richten op uw onderneming en zorgen wij dat de salarisadministratie klopt.
