De kans is groot dat je de term WKR weleens bent tegengekomen in je salarisadministratie of bij vragen over vergoedingen aan personeel. Maar wat is WKR nu precies? En nog belangrijker: wat betekent het voor jou als werkgever?
De WKR, oftewel de werkkostenregeling, is een fiscale regeling waarmee je bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen aan je werknemers kunt geven. Een deel daarvan mag onbelast. Maar daarvoor gelden wel duidelijke regels. En juist daar gaat het in de praktijk nog weleens mis.
In dit artikel leggen we je helder uit wat de WKR is, hoe de regeling werkt en waar je als werkgever op moet letten.
WKR staat voor werkkostenregeling. Het is een regeling binnen de loonheffingen die bepaalt hoe je als werkgever omgaat met extra’s voor je werknemers. Denk bijvoorbeeld aan een kerstpakket, een bedrijfsfeest, een opleiding of een reiskostenvergoeding.
Met de WKR kun je bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan je werknemers geven. Dat kan op verschillende manieren. Sommige kosten vallen binnen de vrije ruimte, andere zijn gericht vrijgesteld en weer andere voorzieningen hebben een nihilwaardering.
De regeling is dus bedoeld om vergoedingen en verstrekkingen fiscaal op de juiste manier te verwerken. Voor jou als werkgever is dat belangrijk, want een verkeerde toepassing kan leiden tot extra belasting of correcties achteraf.
De WKR klinkt soms ingewikkeld, maar de gedachte erachter is eigenlijk heel praktisch. Als werkgever wil je je werknemers soms iets extra’s geven. Bijvoorbeeld een attentie, een vergoeding voor een cursus of een voorziening om het werk goed uit te kunnen voeren. De werkkostenregeling bepaalt vervolgens of dat belast loon is of niet.
Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen:
Voor iedere post moet je beoordelen hoe die fiscaal behandeld moet worden. En precies daar zit vaak de uitdaging.
Lees meer over vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen
De werkkostenregeling werkt in de basis vrij eenvoudig. Je kunt bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon. Dat betekent dat ze niet rechtstreeks belast worden bij de werknemer, maar binnen de WKR vallen.
Vervolgens kijk je per post hoe die moet worden verwerkt. Daarbij zijn grofweg drie mogelijkheden:
De vrije ruimte is het deel van de loonsom dat je mag gebruiken om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers te geven. In 2026 bedraagt die vrije ruimte 2,00% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere
Sommige vergoedingen mag je onbelast geven zonder dat ze ten koste gaan van de vrije ruimte. Dat zijn de gerichte vrijstellingen.
Bepaalde voorzieningen op de werkplek worden fiscaal op nul gewaardeerd. Ook die gaan dus niet ten laste van de vrije ruimte.
Kom je met vergoedingen en verstrekkingen boven de beschikbare vrije ruimte uit? Dan betaal je als werkgever een eindheffing van 80% over het bedrag waarmee je de vrije ruimte overschrijdt.
Veel werkgevers denken bij de WKR meteen aan een kerstpakket. Logisch, maar de regeling is veel breder dan dat. Er zijn allerlei vergoedingen en verstrekkingen die binnen de WKR een rol kunnen spelen.
Denk bijvoorbeeld aan:
Binnen de WKR bestaan er verschillende gerichte vrijstellingen. Dat zijn vergoedingen en verstrekkingen die je onbelast mag geven, zonder dat ze ten koste gaan van de vrije ruimte.
Denk bijvoorbeeld aan:
Gerichte vrijstellingen zijn voor werkgevers extra interessant, omdat ze meer fiscale ruimte geven. Je hoeft deze kosten namelijk niet onder te brengen in de vrije ruimte, zolang je ze correct verwerkt en aan de voorwaarden voldoet.
Naast gerichte vrijstellingen kent de WKR ook nihilwaarderingen. Daarbij wordt de waarde van bepaalde voorzieningen op de werkplek op nul gezet. Dat betekent dat ze fiscaal geen beslag leggen op de vrije ruimte.
Dat is vooral relevant bij voorzieningen die echt samenhangen met de werkplek en het uitvoeren van het werk. Ook hier geldt weer: de feitelijke situatie is doorslaggevend. Het maakt uit waar een voorziening wordt gebruikt en onder welke voorwaarden.
Een ander begrip dat vaak voor verwarring zorgt, is intermediaire kosten. Dat zijn kosten die een werknemer voorschiet namens de werkgever. De werknemer doet die uitgave dan niet voor zichzelf, maar voor jou als werkgever.
Denk bijvoorbeeld aan een zakelijke uitgave die een medewerker even voorschiet. Als zo’n vergoeding kwalificeert als intermediaire kosten, is er in principe geen sprake van loon. Dat is dus iets anders dan een vergoeding die onder de vrije ruimte of een gerichte vrijstelling valt.
Een juiste beoordeling is hier belangrijk. Want wie intermediaire kosten, loon en WKR-posten door elkaar haalt, loopt al snel vast in de administratie.
Stel: een werkgever heeft een fiscale loonsom van € 300.000. In 2026 bedraagt de vrije ruimte dan 2,00% van dat bedrag, dus € 6.000.
Geeft de werkgever in dat jaar een kerstpakket van € 75 per werknemer, organiseert hij een personeelsborrel en verstrekt hij daarnaast nog een kleine attentie, dan kunnen die kosten samen ten laste van de vrije ruimte komen als daar geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering voor geldt.
Blijft het totaal binnen € 6.000, dan is daarover geen extra loonheffing verschuldigd.
Komt het totaal erboven, dan betaalt de werkgever 80% eindheffing over het overschreden deel.
De werkkostenregeling lijkt op papier overzichtelijk, maar in de praktijk zit de uitdaging vaak in de details. Want valt een vergoeding in de vrije ruimte? Is er sprake van een gerichte vrijstelling? Of verwerk je iets juist helemaal buiten de WKR?
Door dat goed te regelen, voorkom je vervelende verrassingen achteraf. En minstens zo belangrijk: je zorgt dat je medewerkers kunt bieden wat je wilt bieden, zonder fiscale missers.
HetSalarisKantoor (onderdeel van Infin) helpt je graag met een praktische en correcte verwerking van de werkkostenregeling. Zo weet je zeker dat je salarisadministratie klopt en houd je grip op je vrije ruimte.
Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken, of vraag direct een offerte aan.
Wat is de WKR in eenvoudige taal?
De WKR is de werkkostenregeling. Dat is de fiscale regeling waarmee je als werkgever bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen aan werknemers onbelast kunt geven.
Is de WKR verplicht?
Ja, als werkgever krijg je met de werkkostenregeling te maken zodra je vergoedingen, verstrekkingen of voorzieningen aan werknemers geeft. De regeling is onderdeel van de loonheffingen.
Wat gebeurt er als je de vrije ruimte overschrijdt?
Als je boven de vrije ruimte uitkomt, betaal je als werkgever een eindheffing over het bedrag waarmee je de vrije ruimte overschrijdt.
Is WKR belastingvrij?
De WKR is niet automatisch volledig belastingvrij. Binnen de regeling kun je bepaalde vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij geven, bijvoorbeeld via de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% belasting in de vorm van eindheffing over het meerdere.
