Hybride werken is voor veel organisaties een vaste manier van werken geworden. Daardoor is de thuiswerkvergoeding in 2026 een onderwerp dat je als werkgever goed wilt regelen: wat mag je onbelast vergoeden, welke voorwaarden gelden en hoe verwerk je dit correct in de salarisadministratie?
In deze blog lees je de actuele bedragen voor 2026, de belangrijkste fiscale spelregels en de verschillen met 2025.
De thuiswerkvergoeding is een onbelaste vergoeding voor kosten die werknemers maken wanneer zij thuis werken. Het gaat om kosten zoals elektriciteit, verwarming, water, koffie/thee en andere kleine verbruikskosten. Fiscaal valt de thuiswerkvergoeding onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Dat betekent dat je de vergoeding, binnen de voorwaarden, onbelast kunt verstrekken zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte.
Voor de thuiswerkvergoeding in 2026 geldt als normbedrag:
Dit bedrag is het maximum binnen de gerichte vrijstelling. Je kunt als werkgever ook een lager bedrag hanteren.
Het belangrijkste verschil tussen 2025 en 2026 is de indexatie van het normbedrag:
De uitgangspunten blijven in 2026 hetzelfde. De thuiswerkvergoeding is een gerichte vrijstelling binnen de WKR en je past deze toe per thuiswerkdag. Wat in 2026 vooral aandacht vraagt, is het bijwerken van interne regelingen en vaste vergoedingen in lijn met het nieuwe normbedrag.
Om de thuiswerkvergoeding onbelast toe te passen, is het belangrijk dat je de regels op dezelfde manier en consequent uitvoert. Hieronder staan de kernpunten.
Voor één werkdag kun je in beginsel niet tegelijkertijd een onbelaste thuiswerkvergoeding en een onbelaste vergoeding voor woon-werkverkeer toepassen. De vergoeding sluit aan bij waar de werknemer die dag werkt: thuis of op locatie.
In veel functies komt het voor dat iemand een dagdeel thuis werkt en later op kantoor is (of andersom). De fiscale systematiek werkt met een vergoeding per dag. Daarom is het verstandig om intern vast te leggen wanneer een dag als “thuiswerkdag” wordt beschouwd. Dat voorkomt discussie en maakt de verwerking in de salarisadministratie eenduidig.
De thuiswerkvergoeding is bedoeld voor terugkerende kosten die samenhangen met thuis werken. Het Nibud beschrijft welke kosten thuiswerken met zich kan meebrengen, waaronder energie- en waterverbruik.
Voor kosten voor inrichting of apparatuur (zoals een stoel, bureau of scherm) is vaak een andere fiscale behandeling mogelijk. Het is daarom verstandig om deze categorieën niet onder dezelfde vergoeding te scharen, maar apart te beoordelen binnen de WKR.
Een werkbare regeling bestaat doorgaans uit drie onderdelen: vastlegging van afspraken, een manier van registreren en de juiste inrichting in de payroll.
Welke optie het best past, hangt af van hoe voorspelbaar het werkpatroon is. Bij wisselende schema’s is registratie vaak de meest eenduidige route.
Zorg dat in je regeling duidelijk staat:
In de loonadministratie is het praktisch om een aparte looncomponent te gebruiken, bijvoorbeeld “Thuiswerkvergoeding WKR”. Daarmee kun je:
De thuiswerkvergoeding lijkt administratief eenvoudig, maar het is belangrijk dat de regeling aansluit op de WKR en dat de toepassing per medewerker goed te onderbouwen is. Daarmee voorkom je verschillen tussen beleid en praktijk, én houd je grip op vergoedingen in de salarisadministratie.
Wil je dat we je helpen met het opzetten van een heldere thuiswerkregeling, het controleren van vaste vergoedingen en de juiste verwerking in de payroll? HetSalarisKantoor (onderdeel van Infin) denkt graag met je mee.
Is de thuiswerkvergoeding verplicht?
Nee, er is geen algemene wettelijke verplichting om een thuiswerkvergoeding te betalen. Het is een keuze in het arbeidsvoorwaardenbeleid, soms beïnvloed door cao-afspraken.
Mag je meer vergoeden dan € 2,45 per dag?
Ja, dat mag. Het deel boven het normbedrag is dan niet onbelast als thuiswerkvergoeding binnen de gerichte vrijstelling. Afhankelijk van de verwerking wordt dit belast loon of (bij aanwijzing) een WKR-vergoeding die ten laste komt van de vrije ruimte.
Waar komt het bedrag vandaan?
De Belastingdienst publiceert jaarlijks normbedragen en grensbedragen in de bijlagen bij de Nieuwsbrief Loonheffingen. Daarnaast publiceert het Nibud informatie over de kosten van thuiswerken en onderbouwing van thuiswerkkosten.
