De reiskostenvergoeding is voor veel werkgevers en werknemers een vast onderdeel van de arbeidsvoorwaarden. Zeker nu hybride werken “de norm” is geworden, wil je een regeling die eerlijk is, fiscaal klopt en administratief werkbaar blijft. In dit artikel lees je wat er in 2026 geldt, welke vormen er zijn, wat de maximale onbelaste vergoeding is en waar je in de loonadministratie op moet letten.
De reiskostenvergoeding is een vergoeding van je werkgever voor de kosten die je maakt om naar het werk te reizen (woon-werkverkeer) of om voor je werk te reizen (zakelijke kilometers). Werkgevers zijn niet altijd verplicht om reiskosten te vergoeden; dat hangt af van je arbeidsovereenkomst en/of cao-afspraken. In cao’s zie je vaak wél afspraken over vergoedingen.
Fiscaal gezien is vooral relevant welk deel je onbelast mag vergoeden. Dat is geregeld binnen de loonheffingen en de werkkostenregeling (WKR).
De belangrijkste “headline” voor de reiskostenvergoeding 2026:
Dit bedrag geldt (onder voorwaarden) voor zowel woon-werkverkeer als zakelijke kilometers. Vergoed je meer dan € 0,23 per km? Dan is het meerdere óf belast loon, óf je brengt het (als werkgever) onder in de vrije ruimte van de WKR, als daar nog ruimte is.
Bij reizen met het openbaar vervoer zijn er twee routes:
Dat tweede is een belangrijk verschil met reizen met de privéauto: bij auto/ander eigen vervoer werk je doorgaans met de kilometervergoeding; bij OV mag je vaak met de werkelijke kosten werken (mits je de onderbouwing/admin op orde hebt).
De maximale onbelaste kilometervergoeding was in 2025 óók € 0,23 per kilometer. In 2026 blijft dit dus gelijk.
Werk je (deels) thuis? Dan speelt naast reiskosten vaak ook de thuiswerkvergoeding. Die is in 2026 gestegen naar € 2,45 per thuiswerkdag (in 2025 was dat € 2,40).
Waarom is dit relevant voor reiskosten? Omdat je in de praktijk per dag vaak moet kiezen: een dag is óf een reisdag (woon-werk), óf een thuiswerkdag voor de gerichte vrijstelling. Hybride werkafspraken vragen dus om heldere keuzes en goede vastlegging.
In de loonadministratie zie je grofweg twee smaken:
Voor een vaste vergoeding geldt de bekende 128/214-dagenregeling. Kort gezegd:
Hybride werken maakt vaste vergoedingen gevoeliger: als iemand structureel minder reist, moet de vaste vergoeding soms worden aangepast of stopgezet. De praktische toepassing (en wanneer iets nog “vast reispatroon” is) wil je daarom goed vastleggen in je regeling.
Dan het onderdeel waar veel mensen op Googelen: kilometervergoeding berekenen. Hieronder een paar praktische voorbeelden.
Formule:
Voorbeeld:
Als iemand voldoet aan de 128-dagenregel, kun je op 214 dagen rekenen en het bedrag per maand uitkeren.
Formule:
Voorbeeld:
Parttime? Dan reken je naar rato (bijvoorbeeld 3/5 als iemand 3 dagen per week reist).
Voor OV is de praktijk vaak:
Werkelijke OV-kosten vergoeden klinkt eenvoudig, maar vraagt om duidelijke bewijsvoering (kaartje/OV-chipkaartoverzicht of declaratieoverzicht). Dat is ook meteen een reden waarom sommige werkgevers liever met een vaste regeling werken, mits dat past binnen de voorwaarden.
Voor werkgevers draait de reiskostenvergoeding in 2026 vooral om drie dingen:
Bij HetSalarisKantoor zien we dat veel gedoe ontstaat door onduidelijke afspraken, bijvoorbeeld; wel een vaste vergoeding uitbetalen, maar structureel minder reisbewegingen door thuiswerken. Dat is meestal prima op te lossen met een heldere regeling, de juiste berekening en een consequent proces in de loonverwerking.
Leestip: Salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?
In 2026 blijft de reiskostenvergoeding voor eigen vervoer gelijk aan 2025: je mag maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden. Voor openbaar vervoer kun je ook de werkelijke OV-kosten onbelast vergoeden als je die goed onderbouwt. Het belangrijkste verschil met 2025 zit vooral in hybride werken: de thuiswerkvergoeding is in 2026 gestegen naar € 2,45 per thuiswerkdag (2025: € 2,40).
Wil je dat we meekijken welke regeling het beste past bij jullie bedrijf (en hoe je dit strak inricht in de loonadministratie)? Dan is dat precies het soort puzzel waar we bij HetSalarisKantoor (onderdeel van Infin) dagelijks mee werken. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.
Wat is de maximale onbelaste reiskostenvergoeding in 2026?
In 2026 mag je voor reizen met eigen vervoer maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden.
Is 23 cent per kilometer verplicht?
Nee. De € 0,23 is het maximale bedrag dat onbelast vergoed mag worden. Een werkgever mag minder vergoeden, of (als dat is afgesproken) meer, maar het deel boven € 0,23 is dan in principe belast loon of moet via de werkkostenregeling (WKR) lopen.
Is een baas verplicht om reiskosten te betalen?
Meestal niet. Of reiskosten worden vergoed, hangt af van wat er in de arbeidsovereenkomst, personeelsregeling of cao staat. In sommige cao’s of bedrijfsregelingen is een vergoeding wel (deels) afgesproken.
Wat is een normale reiskostenvergoeding?
Dat verschilt per werkgever, sector en cao. In de praktijk zie je vaak een vergoeding per kilometer (regelmatig ergens tussen € 0,19 en € 0,23), of vergoeding van de OV-kosten (deels of volledig). “Normaal” is dus vooral wat in jouw branche gebruikelijk is en wat er intern is afgesproken.
