Een medewerker met een brutoloon van € 3.000 per maand kost je als werkgever meer dan € 3.000. Dat weet je waarschijnlijk wel. Maar hoeveel meer? En welke kosten moet je meenemen om een realistisch beeld te krijgen?
In dit artikel leggen we uit hoe je personeelskosten berekent, welke formules je kunt gebruiken en waar je als werkgever rekening mee moet houden.
Personeelskosten zijn alle kosten die je als werkgever maakt voor het in dienst hebben van medewerkers. Het brutoloon is daarvan het bekendste onderdeel, maar zeker niet het enige.
Denk ook aan vakantiegeld, werkgeverslasten, vergoedingen, verlof, verzuim en eventuele opleidingen of cursussen. Samen bepalen deze posten wat een medewerker je organisatie werkelijk kost.
Wie alleen naar het brutoloon kijkt, rekent dus te krap. En dat kan gevolgen hebben voor je begroting.
Wat valt er allemaal onder personeelskosten?
Een eenvoudige formule voor het berekenen van personeelskosten is:
Totale personeelskosten = brutoloon + vakantiegeld + werkgeverslasten + pensioenpremie + overige personeelskosten
Een voorbeeld maakt het duidelijker. Stel een medewerker heeft een brutoloon van € 3.000 per maand. Dan komen daar als werkgever nog verschillende kosten bovenop.
In dit voorbeeld kost de medewerker dus geen € 3.000 per maand, maar € 4.340 per maand.
Voor veel ondernemers is het niet genoeg om te weten wat een medewerker per maand of per jaar kost. Je wilt ook weten wat iemand per gewerkt uur kost. Zeker als je werkt met uurtarieven, projectprijzen, offertes of declarabele uren.
De formule daarvoor is:
Kosten per gewerkt uur = totale jaarlijkse personeelskosten / aantal productieve uren per jaar
Stel: een medewerker kost je op jaarbasis € 52.080. Op papier werkt deze medewerker fulltime 2.080 uur per jaar. Maar niet al die uren zijn productief. Door vakantiedagen, feestdagen, ziekte, opleidingen en intern overleg blijven er bijvoorbeeld 1.600 productieve uren over.
Dan bereken je de kosten per gewerkt uur als volgt:
€ 52.080 / 1.600 productieve uren = € 32,55 per gewerkt uur
Dit bedrag geeft een realistischer beeld dan wanneer je rekent met het volledige aantal contracturen. Zeker bij het bepalen van uurtarieven, projectprijzen of offertes is dat belangrijk. Zo voorkom je dat je te laag calculeert en ongemerkt marge verliest.
Personeelskosten horen een vaste plek te hebben in je begroting. Niet alleen als totaalbedrag, maar het liefst uitgesplitst per medewerker, afdeling of team.
Begin met de kosten per medewerker. Tel deze vervolgens op per afdeling of locatie. Neem daarna verwachte veranderingen mee, zoals nieuwe medewerkers, uitdiensttredingen, salarisverhogingen, cao-wijzigingen, opleidingsbudgetten of wijzigingen in contracturen.
Vergelijk ook regelmatig je begroting met de werkelijke kosten. Zijn er meer uren gewerkt dan verwacht? Zijn er veel mutaties geweest? Is het verzuim hoger? Of zijn er extra vergoedingen bijgekomen? Dan zie je dat liever op tijd dan achteraf.
Wil je personeelskosten goed berekenen, dan heb je betrouwbare gegevens nodig. Niet ongeveer, maar actueel en correct. HetSalarisKantoor (onderdeel van Infin) helpt je om die basis op orde te houden. Zo kun jij met vertrouwen begroten, plannen en ondernemen. Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.
